展會(huì )專(zhuān)業(yè)觀(guān)眾數量，是衡量展覽會(huì )品質(zhì)和價(jià)值的首要指標。但怎樣管好這成千上萬(wàn)的用戶(hù)數據?是項目經(jīng)理最頭疼的工作之一。盤(pán)點(diǎn)下來(lái)，展會(huì )數據管理至少有五大痛點(diǎn)!

痛點(diǎn)一：如何快速、準確錄入大量名片?

一屆展覽會(huì )要收集數以萬(wàn)計的名片，主辦方一般有以下幾種方式來(lái)處理：

一、公司員工或雇兼職對著(zhù)Excel人工錄入;二、外包給登記公司或錄入公司錄入;三、購買(mǎi)傳統的名片通等工具來(lái)掃描識別。這三種方式從效率、準確率和安全性上表現如下：

如何能在名片錄入的效率、準確率和安全性上達到“三高”?是會(huì )展公司項目經(jīng)理們百思不得其解的難題。苦瓜CRM系統的苦瓜名片王正是為了解決這個(gè)難題而誕生，其采用最新的智能云識別技術(shù)，真正實(shí)現了項目經(jīng)理期望的“三高”效果!

痛點(diǎn)二：大量重復的數據如何處理?

在展會(huì )現場(chǎng)經(jīng)常會(huì )有多人拿同一張名片辦證的情況，導致客戶(hù)數據重復;同時(shí)，往屆觀(guān)眾拿著(zhù)名片再次參觀(guān)時(shí)，也會(huì )跟數據庫已有數據重復。如果不對重復數據進(jìn)行處理，進(jìn)行數據分析時(shí)就不準確;在郵件、短信群發(fā)，尤其是郵寄展會(huì )資料、胸卡時(shí)，會(huì )造成大量浪費，也會(huì )影響觀(guān)眾體驗。

因此，對CRM系統數據“去重”就顯得格外重要。傳統通過(guò)Excel表排序和搜索的方法進(jìn)行人工查重，在遇到數據量大時(shí)簡(jiǎn)直就是災難，更重要的是解決不了合并更新的問(wèn)題。苦瓜CRM系統在數據導入時(shí)，可對公司和聯(lián)系人進(jìn)行規范、查重及合并，最大限度提升數據有效性。

痛點(diǎn)三：名片信息缺失部分信息怎么辦?

名片上的信息一般由姓名、公司以及聯(lián)系方式五項(電話(huà)、手機、郵箱、傳真、地址)等構成，大多會(huì )缺乏區域、省份、城市等信息，這使得主辦在對數據進(jìn)行地域歸類(lèi)和分析時(shí)，非常不方便。

比如有一些經(jīng)銷(xiāo)商只做本地生意，所以名片上印的電話(huà)甚至沒(méi)有區號，這給主辦進(jìn)行電話(huà)邀請時(shí)增加了麻煩，苦瓜CRM系統的“自動(dòng)補齊”功能可解決此痛點(diǎn)。自動(dòng)從地址中提取區域信息、區號、郵編進(jìn)行補齊，以最大限度提高數據完整性，從而保證了電話(huà)外呼和數據分析。

痛點(diǎn)四：如何擺脫手寫(xiě)快遞單?

據統計，一個(gè)中等規模的展覽會(huì )可能有數萬(wàn)名觀(guān)眾、數千家展商，展前可能需要給參展商郵遞幾千份展位確認書(shū)和展商證，給十幾萬(wàn)甚至幾十萬(wàn)觀(guān)眾郵寄邀請函和參觀(guān)證。it能力強一點(diǎn)的主辦，用微軟Office的郵件套打功能，可幾十份自動(dòng)打印，但如果稍微多打一點(diǎn)，就容易死機、斷檔;而傳統的主辦，則需要人工逐條手寫(xiě)，其痛苦程度難以想象。

基于主辦方處理快遞單的實(shí)際需要，苦瓜CRM系統設計了一種獨特的字段類(lèi)型—“文檔模板”。項目經(jīng)理只需設置好各種文檔模板，如快遞單、合同、展位確認書(shū)、付款通知書(shū)等，業(yè)務(wù)員在使用時(shí)，可一鍵生成單份文檔或批量文檔，快捷高效。苦瓜CRM軟件的“文檔模版”內容，與微軟Office的“郵件套打”功能相比，更加“工業(yè)級”更加穩定;而與其他品牌的CRM軟件相比，苦瓜CRM系統支持用戶(hù)自定義模板，用在各種場(chǎng)景下，也更方便靈活。

痛點(diǎn)五：怎樣才能做好數據歸類(lèi)?

主辦方將現場(chǎng)收集的名片，以及從其他相關(guān)渠道獲得的潛在觀(guān)眾數據進(jìn)行歸類(lèi)，是數據管理的一項基礎工作。通常，主辦根據數據的公司名稱(chēng)，進(jìn)行“人肉歸類(lèi)”。這種歸類(lèi)方式依賴(lài)人的經(jīng)驗，需要人工逐條查看，并逐條錄入類(lèi)別，效率之低不難想象。苦瓜CRM系統獨創(chuàng )的“視圖”功能，能夠對數據進(jìn)行實(shí)時(shí)智能歸類(lèi)，可幫助數據管理員擺脫“人肉歸類(lèi)”的煩惱。

剛于3月10日順利閉幕的深圳國際家紡家居展，對于上述痛點(diǎn)都曾有過(guò)切身體會(huì )。深圳家紡展自2012年起與苦瓜軟件合作，在名片智能掃描識別、數據規范化和查重合并、缺失信息智能補齊、數據智能動(dòng)態(tài)歸類(lèi)以及合同和快遞批量套打等五大痛點(diǎn)進(jìn)行信息化改造。通過(guò)苦瓜CRM管理軟件的信息化升級，深圳家紡展大大簡(jiǎn)化了過(guò)往繁瑣的工作操作流程，提高了數據管理效率，過(guò)去讓項目經(jīng)理抓狂的痛點(diǎn)，更有可能成為展會(huì )實(shí)力提升的新致勝點(diǎn)。